Вы здесь: Главная › Проекты › Розничная торговля › Система электронного документооборота

Система электронного документооборота

Профиль клиента

Компания «Росинка» работает на рынке бутилированной питьевой воды уже 8 лет, является одним из признанных лидеров в этой области и занимает 10% рынка Новосибирска. Компания является членом Международной Ассоциации вод «Вода-Медицина-Экология».

Задача

Сокращение времени и издержек на ведения счетов, договоров, входящей и исходящей почты, разработка многопользовательской среды. Оптимизация работы бухгалтерии за счет автоматического обновления данных. Возможность хранения, поиска и каталогизации информации, создание архива документов, автоматизацию процессов прохождения договоров, счетов и распоряжений, контроль над согласованием документов, а также разграничение прав доступа к документам.

Специфика работы компании

Объем документооборота составляет порядка несколько тысяч документов в месяц. На его обслуживание бросались силы бухгалтерии и делопроизводителя. Основное время тратилось на архивирование, регистрацию документов, а также хранение данных о заказчиках.

Решение

Специалисты «Технологики» реализовали проект точно в срок. Первая версия была протестирована в компании локально. После установки Windows SharePoint Services в компании «Росинка», система, содержащая списки и рабочие процессы, была внедрена заказчику. Перед запуском решения администратор и пользователи «Росинки» получили инструкции, а разработчики «Технологики» ответили на все вопросы, возникшие у пользователей по мере использования системы.

Результаты

Решение позволило компании «Росинка» оптимизировать кадровые усилия — теперь с документооборотом легко справляется лишь делопроизводитель, который регистрирует в системе все стекающиеся к нему документы. Это позволило уменьшить нагрузку на бухгалтерию.

Благодаря внедрению Windows SharePoint Services все документы перемещаются в архив автоматически, тем самым снижая риск ошибки перепутать архивный договор с активным. Облегчен процесс ведения истории договоров и клиентов. Улучшены возможности ведения статистики и клиентской базы путем автозаполнения полей в договоре. Также была автоматизирована регистрация оплат по договору.

Кроме того, результатом стала повышенная безопасность: за счёт использования встроенной в Windows аутентификации доступ к данным имеют только авторизованные пользователи, а сама система управления правами легко интегрируется в уже существующую в сети с возможностью разграничения прав на запись и чтение.

Технологии

• Microsoft Windows SharePoint Services 3.0