Автоматизация документооборота с контролем исполнения поручений в «СЛК-Моторс» от Технологики
Май 2014

Автоматизация документооборота с контролем исполнения поручений в «СЛК-Моторс»

Автоматизация документооборота с контролем исполнения поручений в «СЛК-Моторс»
Направления
Система электронного документооборота значительно повышает эффективность работы крупных компаний с развитой структурой филиалов. По оценке Заказчика внедрение СЭД высвободило до 10-12% рабочего времени каждого пользователя в пользу других задач.

Бизнес-задача

Автодилер «СЛК-Моторс» имеет сложную организационную структуру. В компании работает порядка 800 сотрудников. Компания базируется в Новосибирске, а также имеет представительство в других городах СФО. Головной офис компании занимает несколько зданий, что увеличивает время принятия решений (звонки, электронная переписка и личные встречи при согласовании вопросов отнимают очень много времени) и усложняет контроль за исполнением задач.

Руководством компании было принято решение о внедрении автоматизированной системы, которая бы позволила:

  • Повысить оперативность принятия решений;
  • Наладить контроль исполнительской дисциплины.

Решение

Специалисты «Технологики», проанализировав требования заказчика, предложили вариант разработки системы электронного документооборота (СЭД) с элементами системы контроля исполнения поручений (СКИП) на базе Microsoft SharePoint. Работа была разбита на 2 этапа.

Первый этап

Первый этап включал в себя внедрение СКИП (системы контроля исполнения поручений) - коробочного решения компании «Технологика», что позволило получить эффект от внедрения в максимально сжатые сроки. Кроме того, благодаря модульной структуре решения СКИП, оно было адаптировано под требования заказчика.

В СКИП был реализован процесс «замещения» или делегирования полномочий: на время отпуска, командировки или больничного сотруднику можно назначить заместителя. Исходя из особенности ГК «СЛК-Моторс», а именно большой загрузки руководителей департаментов, данный механизм особенно удобен при делегировании задач подчиненным.

Второй этап

На следующем этапе был разработан и внедрен модуль электронного документооборота. В данном модуле была реализована возможность создания различных документов с определенными атрибутами и правами доступа, в СЭД были реализованы такие бизнес-процессы, как ознакомление, исполнение и согласование. Для некоторых типов документов был разработан особый механизм согласования и отдельные права доступа для просмотра и редактирования документов.

На данный момент в системе автоматизирована работа со следующими типами документов:

  1. Финансовые документы:
    1. Счета;
    2. Акты;
    3. Договора.
  2. Реестр договоров
  3. Информационно-справочные документы:
    1. Протоколы;
    2. Информационные письма;
    3. Служебные записки;
    4. Маркетинговые акции;
    5. Отчёты.
  4. Организационные документы:
    1. Положения;
    2. Директивы;
    3. Процедуры;
    4. Служебные командировки.
  5. Распорядительные документы:
    1. Приказы;
    2. Распоряжения.
  6. Журналы регистрации:
    1. Входящие документы;
    2. Исходящие документы.
  7. Запросы в ОПЭ ИТ
  8. Отчеты об исполнительской дисциплине

Каждый документ в системе представлен в виде карточки документа, в которой перечислены все его атрибуты, кроме того, карточка документа может содержать его электронные копии. Система позволяет просматривать журнал изменений по документу и отслеживать версионность файлов, вложенных в карточки документов.

В системе используется ЭЦП (электронно-цифровая подпись) для каждого сотрудника, участвующего в процессе согласования документов. Использование ЭЦП позволяет сократить время движения документов при согласовании, а также исключить возможность подделки рукописных подписей.

Процесс согласования финансовых документов интегрирован с бухгалтерской системой заказчика, реализованной на платформе 1С. После согласования финансовых документов в СЭД необходимая информация о них попадает в 1С.

другие наши проекты

Миграция портала «Мэрия города Новосибирска» на Microsoft Office SharePoint Server 2010

Система поиска потерянного багажа для американских авиакомпаний

Система поиска потерянного багажа для американских авиакомпаний

Система управления бюджетами для компании Microsoft

Корпоративный почтовый сервис с дополнительным уровнем защиты

Миграция системы взыскания задолженностей для коллекторской компании на новую версию Microsoft Dynamics CRM 4.0.

CRM на базе Microsoft Dynamics для рекламного агентства «АртБизнесЛайн»

CRM на базе Microsoft Dynamics для рекламного агентства «АртБизнесЛайн»

Система электронного документооборота для компании Росинка Сибири

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Автоматизация документооборота и внедрение системы контроля исполнения поручений на ОАО «Белон»

Автоматизация документооборота и внедрение системы контроля исполнения поручений на ОАО «Белон»

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Система управления отношениями с клиентами для инвестиционной компании

Разработка программного обеспечения для робота da Vinci компании Intuitive surgical

Давайте найдем решение для вашего бизнеса!

Давайте найдем решение для вашего бизнеса!

Пожалуйста, заполните 'Имя'
Пожалуйста, заполните 'Телефон'
Пожалуйста, заполните 'Емейл'
Пожалуйста, заполните 'Сообщение'

Пожалуйста, заполните 'Имя и фамилия'
Пожалуйста, заполните 'Телефон'
Пожалуйста, заполните 'Емейл'
Выберите файл
Пожалуйста, выберите файл 'Резюме'
Выберите файл
Пожалуйста, прикрепите файл 'Код / ТЗ'