Система управления бюджетами для компании Microsoft

Компания Microsoft - одна из крупнейших транснациональных компаний по производству программного обеспечения для различного рода вычислительной техники — персональных компьютеров, игровых приставок, КПК, мобильных телефонов и прочего, разработчик наиболее широко распространённой на данный момент в мире программной платформы — семейства операционных систем Windows. Компания Microsoft входит в число Fortune Top-100.

Одна из важных задач управления корпорацией состоит в бюджетировании, в том числе управлении бюджетами подразделений: бюджеты необходимо утверждать, контролировать, изменять. В этих процессах участвуют десятки человек, у каждого из них своя область ответственности и свои полномочия в данных процессах. Заказчику требовалось программное решение для координации этих процессов.

Как и у многих транснациональных корпораций, бизнес-процессы автоматизированы системой SAP R/3. Но топ-менеджеров не удовлетворял процесс, предлагаемый SAP R/3 для одной из важнейших бизнес-функций организации — финансового менеджмента и бюджетирования. В качестве альтернативы в компании использовали Microsoft Excel, где просчитывались затраты и доступные фонды, но функциональность и производительность такого решения были неприемлемы.

Исходные требования заказчика:
• поддержка сложных бизнес-процессов с разными сценариями работы для разных участников,
• поддержка удаленной работы с системой многими пользователями,
• удобный ввод данных,
• ежедневный импорт большого объема данных, предоставляемых в формате Excel,
• большое количество отчетов и аналитических представлений данных.

Специалисты «Технологики» разработали интранет-приложение на платформе Microsoft .NET, позволяющее управлять бюджетом на всех стадиях принятия и исполнения. Заявки и счета-фактуры импортировались из субсистемы SAP R/3.

Основная функциональность:
• Согласование и исполнение бюджета. Бюджет определяется в начале финансового года и проходит согласование во всех необходимых отделах и подразделениях. Приложение позволяет следить за исполнением бюджета, при необходимости вносить изменения, получать отчетность.
• Разграниченные права доступа. Согласно организационной структуре компании была разработана система управления правами доступа к данным. В частности, менеджер проекта имеет доступ к финансовой информации, касающейся только его проекта. Руководитель отдела может видеть всю картину в целом по отделу и при необходимости просмотреть каждый счет.
• Автоматические нотификации по электронной почте. При наступлении определенных событий пользователи системы получают уведомление по электронной почте: например, бюджет проекта близок к нулю, поступил счет-фактура, который невозможно корректно отнести к какому-либо проекту. Также по почте высылаются месячные отчеты.
• Экспорт в разные форматы данных. Данные могут быть экспортированы в разные форматы для использования другими программами.

Первая версия системы содержала следующие подсистемы:
• подсистему импорта данных из формата MS Excel, созданная с помощью MS SQL Server Data Transformation Services;
• Сервис по отправке почты и поддержке других автоматических процессов, например, ежедневного обновления информации о курсах валют;
• подсистему отчетов, разработанная на основе технологии Crystal Reports и содержащая несколько десятков связанных между собой отчетов;
• подсистему безопасности и управления доступом.

Эта версия была немедленно введена заказчиком в эксплуатацию. В следующих версиях системы разработаны:
• пользовательский интерфейс для удобного редактирования бюджетных матриц (remote scripting, XML/XSL);
• поддержка управления бюджетами для нескольких подразделений с различными процессами утверждения бюджетов;
• подсистемы корректировки бюджетов и прогнозирования бюджетов на следующие годы;
• пользовательские интерфейсы настройки системы для новых подразделений и новых финансовых периодов;
• импорт данных из файлов MS Excel был заменен работой со внешними системами через веб-сервисы, что позволило полностью автоматизировать процесс получения данных извне;
• предоставление части информации через веб-сервисы для использования другими финансовыми подразделениями заказчика.

Проект был разработан в кратчайшие сроки — около 2,5 месяцев. По сравнению с аналогичным проектом — настройкой SAP R/3, стоимость такого решения существенно ниже. Кроме того, поскольку проект был разработан на технологиях Microsoft, он идеально подошел под существующую инфраструктуру клиента — серверное и клиентское ПО, а следовательно, не требовал закупки дополнительных лицензий и обучения системных администраторов.

Разработанное решение позволило:
• оптимизировать и автоматизировать сложный процесс управления бюджетами,
• получать актуальную информацию о выполнении бюджетов в различных разрезах.

Подробная документация системы и консультации по вопросам развертывания и технической поддержки упростили поддержку системы силами технического отдела клиента.