Зарплатная система для сети отелей и ресторанов

Зарплатная система – это платформа для управления бюджетом для холдинга. Сотрудники холдинга могут работать в одном или сразу в нескольких отделениях холдинга и получать фиксированную зарплату или почасовую оплату. Зарплатная система учитывает эти особенности и автоматически рассчитывает выплаты сотруднику, а также выстраивает рабочее расписание. В системе более 1500 активных пользователей, а в высокий сезон их количество вырастает до 2000.

Сотрудники отмечают свою почасовую занятость в приложении и видят, как формируется их зарплата. Система автоматически вычисляет выплаты сотрудникам с учетом переработок и предоставляет менеджменту компании информацию о выплатах и возможность долгосрочного планирования нагрузки сотрудников. Менеджмент имеет доступ к статистической информации по всей компании, по отделениям или же по конкретному сотруднику.

Система формирует план смен и загрузку на следующий период. Система выставляет в публичное пространство сотрудников запросы на смены (например, на понедельник требуется повар, смена 12 часов), а сотрудники откликаются на эти запросы. Кто быстрее откликнется, тот смену и получает.

Система присылает сотрудникам информацию об изменениях на их балансе, также у сотрудников есть возможность открыть приватный чат с бухгалтерией для обсуждения финансовых вопросов.

Зарплатная система состоит из нескольких частей:

1. Рабочие смены и Отпуск

Эта часть системы отвечает за управление рабочими сменами и формированием отпуска. Она настолько гибкая, что позволяет одному сотруднику отработать смену другого человека, если они договорились об этом. Все формализовано и продумано.

Такая же гибкость проявляется в управлении отпускными днями – система следит за отсутствием конфликтов и всегда отображает менеджеру свободное количество персонала с такой же должностью, чтобы тот не остался без рабочих рук, когда утверждает отпуск сотрудника.

Особенности модуля:

• Панель управления (включая публичный модуль) – расширенная аналитика по рабочим сменам (запланированным и текущим), по отпускам сотрудников, и по производительности отделений.
• Планер рабочих смен, в котором можно управлять как сменами, так и участниками.
• Система "анти-чит", которая не позволяет сотрудникам фальсифицировать продолжительность смен.
• Система свободного времени, которая включает в себя оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск, выходные дни (например, дни обучения или больничные).

2. Оклад и заработная плата

Один из самых важных функционалов системы – управление всеми финансовыми операциями сотрудников, менеджмента и финансового департамента:

• Информация об окладах и заработной плате, включая доступ к истории банковских выплат за предыдущий период.
• Оценочные расчеты зарплатного фонда на следующий период, отчеты по реальным выплатам заработной платы и премий.
• Индивидуальные тарифы заработной платы (зависят от множества факторов, например, от рабочего стажа).
• Модуль по выплатам стажёрам.
• Вычисления по переработкам и изменениях в тарифах.
• Выплаты зарплат за один период или более, а также пересчет заработной платы за любой период. Включает возможность указать, куда высылать чек о зарплате, есть ли какой-то крайний срок выплаты. Все эти данные экспортируются в файл в формате, который принимает банк, обслуживающий холдинг.
• Бухгалтерия, включая документы бухгалтерской отчетности с таблицами, графиками и экспортом в pdf формат.

3. Интегрированные процессы

В рабочем процессе персонал и менеджеры как-то взаимодействуют. Вот так их взатимодействие устроено в нашей системе:

• Запросы на отпуск – сотрудники регистрируют свои запросы на отпуск, а менеджеры утверждают его.
• Регистрация на смены - сотрудники регистрируют свои запросы на смены, а менеджеры утверждают его.
• Планирование смен.
• Переписка с другими менеджерами или сотрудниками.
• Найм нового сотрудника.
• Подписание договора (опционально) – происходит внутри системы между сотрудником и менеджером.

4. Коммуникация

Относительно небольшой юнит в системе, который служит для построения эффективного взаимодействия между менеджерами, сотрудниками, бизнесом и клиентами:

• Внутренний список контактов (телефонные номера и адреса работников холдинга).
• Внутренняя система переписки, где можно писать сообщения как одному индивиду, так и группе лиц.
• Публичные опросники, которые позволяют собирать с клиентов отелей и ресторанов обратную связь об обслуживании и статистику.

5. Другие особенности

В системе также есть другие особенности, которые позволяют повышать эффективность ее работы с технической точки зрения:

• Пользовательские роли: администратор, менеджер, сотрудник. Более точно, в системе 3 администратора, 52 менеджера и остальной персонал классифицируется как сотрудники.
• Клиентские и серверные кеши для ускорения процессинга финансовых отчетов.
• Оффлайн-режим на случай плохого соединения с интернетом.

Мы накопили огромный опыт во время работы над этим проектом, а также встретились с нескольким непредвиденными обстоятельствами:

• Требования исключали все коробочные решения и коробочные функции, рассматривалась только разработка под заказ с нуля.
• Из-за быстрого роста системы, новые требования не могли быть полностью конкретезированы, поэтому приходилось работать с высокой степенью неопределенности и принимать решения на лету, в процете было очень много взаимодействия с клиентом.
• Требования постоянно изменялись, что требовало от нас высокой гибкости и хорошего менеджмента.
• Мы запустили систему в продакшн с обширным функционалом, вместо того, чтобы делать MVP и добавлять функционал постепенно для более гладкого процесса разработки.

Мы использовали гибридные технологии, такие как Ionic Framework 3 для фронт-енд части, что позволило нам переиспользовать код для разных платформ, в том числе и браузеров. Из этого мы извлекли следующие плюсы:

• Минимальные затраты на поддержку различных платформ.
• Возможность рекламировать приложение в AppStore.
• Сэкономить средства на Android-приложении – пользователи Android могут устанавливать приложение как PWA.

Все приложения данной системы являются приватными и не опубликованы в сторах – это решение клиента. Apple Volume Purchase Program (VPP), которая является частью Apple Developer Program, позволила нам ограничить доступ к приложению для очень узкой группы людей, не тратя при этом большой бюджет на Enterprise program.

В то время как Android Private Apps program обязала нас иметь G-Suite и Enterprise, что бы обошлось нашему клиенту $25 за пользователя в месяц. А это немалая сумма. К счастью, исрпользуя гибридные технологии, мы смогли перевести наше приложение в свободное к использованию PWA.

Для бэк-енда мы использовали ASP.Net Web API + MS Sql Server.

Первоначально проект имел несколько Функций и был оценен всего в 700 часов. Но в процессе работы рост проекта приобрел астрономическую прогрессию. Довольно быстро проект превратился в гигантскую платформу с большим, местами, довольно сложным функционалом.

Зарплатная система стала для нас очень интересным проектом с его множеством юнитов и модулей, которые все вместе должны работать как часы: безупречные вычисления, генерация и выгрузка отчетов, предоставление большого спектра возможностей и настроек, множество настроек для конфигурации в руках администраторов и менеджеров.

В процессе работы над системой мы получили широкий опыт в управлении финансами. Мы рады учиться новым вещам, ведь именно такой опыт позволяет нам разрабатывать лучшие бизнес-решения.