Оптимизация финансовых отчетов при помощи SharePoint

Одна из крупнейших нефтяных компаний нашей страны обратилась к нам с просьбой помочь их финансовому департаменту. Департамент просто тонул в Excel-файлах и срывал сроки подачи отчетов, сотрудники сталкивались с множеством проблем и неудобств в своем рабочем процессе:

• Excel-файлы финансовых деклараций создавались и отправлялись адресатам «вручную»;
• Сотрудники департамента могли случайно заполнить чужую строку или колонку в таблице, что влекло за собой неразбериху в процессе сведения отчетности;
• Дедлайны регулярно нарушались из-за отсутствия регулярных напоминаний о сроках, в том числе напоминания надо было устанавливать «вручную»;
• Все отчеты от департамента сводились в один документ «вручную».

Установленный процесс работы был хаотичным: финансовый менеджер постоянно был перегружен множеством таблиц, которые необходимо свести вместе или исправить в них что-то, также ему было необходимо настроить напоминания по срокам – в какой департамент какой документ нужно предоставить и в какой срок. Процесс работы выглядел вот так:

В качестве решения мы создали систему на базе Microsoft SharePoint, которая автоматизировала весь процесс, что сделало жизнь всего департамента и других вовлеченных сотрудников более простой. Вот, что было сделано:

• Автоматические напоминания с призывом заполнить нужные столбцы в таблицах, когда приближался срок дедлайна;
• Каждый департамент имел доступ только к тем данным, за которые он нес ответственность, чтобы избежать ошибок сотрудников и заполнения чужих полей;
• Чтобы избежать задержек в подаче документов система присылала напоминания департаментам, которые не подали свою часть отчетности;
• Финансовые документы генерировались системой автоматически на основе всех присланных различными департаментами отчетов. Когда финансовый отчет готов, он отсылается финансовому департаменту.

Больше никаких «вручную» созданных документов, теперь отчетность вообще не включает в себя человеческий фактор. С автоматическими напоминаниями и авто-сведением отчетов в единый, ни одни сроки сдачи никогда не будут сорваны.

Поскольку теперь задачи по генерации, напоминаниям и сведению отчетов были автоматизированы, работа над отчетностью у сотрудников, ранее занимавшая час и более, теперь сведена к 10 минутам. Автоматизированный процесс выглядит следующим образом:

В процессе работы над проектом мы достигли следующих бизнес-результатов:

• На 86% времени меньше занимает работа над отчетностью;
• Ни одного штрафа и пени не было получено с момента запуска системы;
• 0 рабочих часов было потрачено на генерацию отчетов;
• Намного меньше стрессовой нагрузки на финансовый департамент;

Данный проект оказался самой быстрой SharePoint-экспертизой на нашем опыте, но он позволил упростить процесс создания и сборки финансовой отчетности, сделать его более удобным и понятным для всех. Проекты на базе SharePoint не обязательно большие и требуют сотни часов разработки, они могут быть реализованы меньше чем за неделю разработки, но при этом будут оказывать протрясающие результаты на рабочий процесс.