Оптимизация финансовых отчетов при помощи SharePoint от Технологики
Июль 2019

Оптимизация финансовых отчетов при помощи SharePoint

Оптимизация финансовых отчетов при помощи SharePoint
Направления
Сложно переоценить важность хорошо организованного документооборота в работе компании любого размера. Срыв сроков подачи финансовой декларации или любой другой важной отчетности по причине забывчивости сотрудников может повлечь за собой пени и штрафы, а также быть очень стрессовым для управляющих. Платформа Microsoft SharePoint, если она правильно применена, может стать незаменимым инструментом в том, чтобы важные документы были вовремя созданы и отправлены в дальнейшую работу. Больше никаких пропущенных дедлайнов и переживаний по поводу создания отчетности. Менее чем за 45 часов нашей работы работа с бумажными документами может превратиться в самый комфортный процесс, какой вы только себе можете представить.

Бизнес-логика

Одна из крупнейших нефтяных компаний нашей страны обратилась к нам с просьбой помочь их финансовому департаменту. Департамент просто тонул в Excel-файлах и срывал сроки подачи отчетов, сотрудники сталкивались с множеством проблем и неудобств в своем рабочем процессе:

  • Excel-файлы финансовых деклараций создавались и отправлялись адресатам «вручную»;
  • Сотрудники департамента могли случайно заполнить чужую строку или колонку в таблице, что влекло за собой неразбериху в процессе сведения отчетности;
  • Дедлайны регулярно нарушались из-за отсутствия регулярных напоминаний о сроках, в том числе напоминания надо было устанавливать «вручную»;
  • Все отчеты от департамента сводились в один документ «вручную».

Установленный процесс работы был хаотичным: финансовый менеджер постоянно был перегружен множеством таблиц, которые необходимо свести вместе или исправить в них что-то, также ему было необходимо настроить напоминания по срокам – в какой департамент какой документ нужно предоставить и в какой срок. Процесс работы выглядел вот так:

 

В качестве решения мы создали систему на базе Microsoft SharePoint, которая автоматизировала весь процесс, что сделало жизнь всего департамента и других вовлеченных сотрудников более простой. Вот, что было сделано:

  • Автоматические напоминания с призывом заполнить нужные столбцы в таблицах, когда приближался срок дедлайна;
  • Каждый департамент имел доступ только к тем данным, за которые он нес ответственность, чтобы избежать ошибок сотрудников и заполнения чужих полей;
  • Чтобы избежать задержек в подаче документов система присылала напоминания департаментам, которые не подали свою часть отчетности;
  • Финансовые документы генерировались системой автоматически на основе всех присланных различными департаментами отчетов. Когда финансовый отчет готов, он отсылается финансовому департаменту.

Больше никаких «вручную» созданных документов, теперь отчетность вообще не включает в себя человеческий фактор. С автоматическими напоминаниями и авто-сведением отчетов в единый, ни одни сроки сдачи никогда не будут сорваны.

 

Поскольку теперь задачи по генерации, напоминаниям и сведению отчетов были автоматизированы, работа над отчетностью у сотрудников, ранее занимавшая час и более, теперь сведена к 10 минутам. Автоматизированный процесс выглядит следующим образом:

 

В процессе работы над проектом мы достигли следующих бизнес-результатов:

  • На 86% времени меньше занимает работа над отчетностью;
  • Ни одного штрафа и пени не было получено с момента запуска системы;
  • 0 рабочих часов было потрачено на генерацию отчетов;
  • Намного меньше стрессовой нагрузки на финансовый департамент;

Результат

Данный проект оказался самой быстрой SharePoint-экспертизой на нашем опыте, но он позволил упростить процесс создания и сборки финансовой отчетности, сделать его более удобным и понятным для всех. Проекты на базе SharePoint не обязательно большие и требуют сотни часов разработки, они могут быть реализованы меньше чем за неделю разработки, но при этом будут оказывать протрясающие результаты на рабочий процесс.

другие наши проекты

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Миграция портала «Мэрия города Новосибирска» на Microsoft Office SharePoint Server 2010

Корпоративный почтовый сервис с дополнительным уровнем защиты

Система электронного документооборота для компании Росинка Сибири

Система поиска потерянного багажа для американских авиакомпаний

Система поиска потерянного багажа для американских авиакомпаний

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Разработка программного обеспечения для робота da Vinci компании Intuitive surgical

Миграция системы взыскания задолженностей для коллекторской компании на новую версию Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Система управления отношениями с клиентами для инвестиционной компании

Система управления бюджетами для компании Microsoft

Автоматизация документооборота и внедрение системы контроля исполнения поручений на ОАО «Белон»

Автоматизация документооборота и внедрение системы контроля исполнения поручений на ОАО «Белон»

CRM на базе Microsoft Dynamics для рекламного агентства «АртБизнесЛайн»

CRM на базе Microsoft Dynamics для рекламного агентства «АртБизнесЛайн»

Давайте найдем решение для вашего бизнеса!

Давайте найдем решение для вашего бизнеса!

Пожалуйста, заполните 'Имя'
Пожалуйста, заполните 'Телефон'
Пожалуйста, заполните 'Емейл'
Пожалуйста, заполните 'Сообщение'

Пожалуйста, заполните 'Имя и фамилия'
Пожалуйста, заполните 'Телефон'
Пожалуйста, заполните 'Емейл'
Выберите файл
Пожалуйста, выберите файл 'Резюме'
Выберите файл
Пожалуйста, прикрепите файл 'Код / ТЗ'