AI-система автоматизации снабжения экстренных служб спасения

Наш клиент — служба снабжения, работающая с государственными структурами: от пожарных подразделений и служб промышленной безопасности до правоохранительных органов и коммунальных служб. Компания поставляет им широкий спектр продукции: от баллонов с воздухом и средств индивидуальной защиты до спасательного инструмента и спецоборудования.

Для экстренных служб снабжение имеет критическое значение, ведь от скорости и точности укомплектованности зависит готовность подразделений реагировать на вызовы.

Исторически большая часть запросов на снабжение оформлялась вручную — через электронную почту службы присылали заявки на оборудование и продукцию. Клиент ежедневно обрабатывал десятки заказов. Письма были оформлены по-разному: часть информации содержалась в теле письма, часть — во вложениях (в формате PDF или Excel).

Сотрудникам нашего клиента приходилось вручную искать номера заказов, проверять позиции, сверять условия доставки и переносить данные в ERP NetSuite. Этот процесс был трудоёмким, зависел от человеческого фактора и не масштабировался при росте числа заказов.

Клиенту требовалась система, которая могла бы стандартизировать обработку запросов, автоматически интерпретировать их содержание, маршрутизировать по нужным процессам и обеспечить централизованный контроль.

Мы разработали систему, которая полностью автоматизирует обработку входящих подтверждений заказов. Она подключается к корпоративной почте через Microsoft Graph API, находит нужные письма и распознаёт вложенные документы с помощью OCR на базе модели Gemini 2.5 pro или текстовые данные в теле письма.

Наша ИИ модель извлекает такие данные как номера заказов, перечень позиций, даты и адреса доставки. Далее эти данные проходят валидацию через API NetSuite и автоматически вносятся в ERP.

В случае несоответствий, система фиксирует их в журнале и формирует отчёт для оператора, чтобы человек подключался только к нестандартным ситуациям. Все ключевые модули развернуты в Azure, что позволяет масштабировать решение под растущие объёмы данных без потери производительности.

Система включает в себя:

1. Автоматическую обработку электронных писем и вложений без изменения привычного процесса у поставщиков — для них всё остаётся как прежде.
2. AI-модуль классификации: на основе описания заявка автоматически попадает в нужную категорию и маршрутизируется;
3. Интеграция с реестрами и базой номенклатуры: сверка по артикулам, фильтрация по допускам и совместимости;
4. Управление статусами: заявка проходит жизненный цикл от согласования до получения подтверждения доставки;
5. Интеграция с ERP и логистикой: автоматическое формирование заказов на закупку или отгрузку;
6. История и аналитика: полная картина потребностей по регионам, подразделениям и сезонам.

MVP был разработан за два месяца, первые три недели ушли на подключение к почтовым сервисам и базовую обработку данных, далее — на интеграцию с NetSuite и построение системы валидации.

В результате клиент избавился от рутинной ручной обработки писем и вложений. Время обработки одного заказа сократилось с десятков минут до нескольких минут, а вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, практически исключена. Сотрудники снабжения теперь занимаются контролем качества и аналитикой, а не копированием данных из писем в ERP.

Решение масштабируется и может быть расширено для поддержки других форматов вложений и интеграций с новыми поставщиками, что открывает возможности дальнейшей цифровизации снабженческих процессов.

Цифровизация процессов снабжения улучшила оперативную готовность подразделений, упростила документооборот и повысила прозрачность — что особенно важно для ведомственного контроля и последующего бюджетного планирования.