Автоматизация работы тендерного комитета с помощью SharePoint
Февраль 2020

Автоматизация работы тендерного комитета с помощью SharePoint

Автоматизация работы тендерного комитета с помощью SharePoint
Направления
В этом проекте мы упростили ранее неэффективный и отнимающий много времени рабочий процесс тендерных закупок, сократив при этом загрузку топ-менеджмента, который принимал решения по закупкам.

Проблемная ситуация

Время — деньги: чем больше бизнес-процессов вы сможете автоматизировать, тем больше времени сможете превратить в прибыль. Если у вас много повторяющихся совещаний, которыми трудно управлять, так как они требуют слишком большой подготовки от членов вашей команды, SharePoint может быть именно тем инструментом, который вам подходит.

Этот проект был создан для международной компании – мирового лидера по добыче алмазов с тысячами сотрудников.

Процесс закупок у Заказчика структурирован таким образом, что требует проведения регулярных заседаний комитета для обсуждения возможных закупок.



Ранее комитет получал по электронной почте в ZIP-файле всю информацию, связанную с покупками. А каждое собрание комитета проводилось для обсуждения только одной покупки, чтобы избежать слишком большого количества документов на одной встрече, относящихся к разным покупкам. Такая ситуация привела к нескольким проблемам:

  1. Комитет мог обсуждать только одно предложение на заседании и поэтому должен был проводить много заседаний;
  2. Конференц-зал нужно было бронировать вручную;
  3. Уведомления членам комитета нужно было рассылать вручную.

Решение

Заказчик обратился к нам, чтобы мы автоматизировали данный процесс. Вот что изменилось в бизнес-процессе:

  1. Теперь комитет может работать сразу с несколькими закупками за одно заседание: а значит, меньше заседаний в месяц;
  2. Всю информацию, связанную с покупкой, можно найти на портале и легко использовать во время обсуждений;
  3. Конференц-зал бронируется автоматически;
  4. Уведомления отправляются автоматически, что экономит администратору много времени.

Важным моментом в автоматизации процесса закупок была организация электронного голосования. Именно одномоментное электронное голосование позволило увеличить в несколько раз количество принимаемых решений по закупкам за заседание.

Ранее было необходимо личное присутствие на каждом заседании, а после внедрения системы стало возможно удалённое голосование. Также проголосовать за участников может администратор комитета, если ему, например, позвонит сотрудник, необходимый при голосовании. В протоколе голосования при этом указывается, что голос отдан тем сотрудником, который звонил. Это также увеличивает шансы принятия решения.

Также при голосовании происходит формирование пакета документов, который можно сразу же отправить на внешнюю тендерную площадку. Пакет документов подписан ЭЦП.

Результат

Этот проект можно трансформировать и применять в разных сферах: он может помочь любой компании, которая хочет упростить управление своими внутренними встречами и обсуждениями, а также повысить производительность своих сотрудников. Автоматизация бизнес-процессов при помощи SharePoint обеспечивает большую степень гибкости без ущерба для удобства: она дешевле и была оптимальным инструментом для этого проекта.

другие наши проекты

Система сканирования паспортов

Система сканирования паспортов

Система управления задачами на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 для торговой сети «Мария-Ра»

Миграция системы взыскания задолженностей для коллекторской компании на новую версию Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Внедрение сбалансированной системы показателей в ФГ «БКС»

Адаптация SharePoint под мобильные устройства

Адаптация SharePoint под мобильные устройства

Миграция рабочих процессов с SharePoint 2010 на Power Automate

Миграция рабочих процессов с SharePoint 2010 на Power Automate

Портал на SharePoint для Mitsubishi electric power products

Портал на SharePoint для Mitsubishi electric power products

Автоматизация документооборота с контролем исполнения поручений в «СЛК-Моторс»

Автоматизация документооборота с контролем исполнения поручений в «СЛК-Моторс»

Миграция портала «Мэрия города Новосибирска» на Microsoft Office SharePoint Server 2010

Система массового тестирования сотрудников и книга отзывов и предложений для ОАО «СУЭК»

Вывод данных опросов в SharePoint online для Фонда «Общественное Мнение»

Вывод данных опросов в SharePoint online для Фонда «Общественное Мнение»

Оптимизация финансовых отчетов при помощи SharePoint

Оптимизация финансовых отчетов при помощи SharePoint

Давайте найдем решение для вашего бизнеса!

Давайте найдем решение для вашего бизнеса!

Пожалуйста, заполните 'Имя'
Пожалуйста, заполните 'Телефон'
Пожалуйста, заполните 'Емейл'
Пожалуйста, заполните 'Сообщение'

Пожалуйста, заполните 'Имя и фамилия'
Пожалуйста, заполните 'Телефон'
Пожалуйста, заполните 'Емейл'
Выберите файл
Пожалуйста, выберите файл 'Резюме'
Выберите файл
Пожалуйста, прикрепите файл 'Код / ТЗ'