Интеграция Microsoft SharePoint с Диадок для Фонда «Общественное Мнение»

Наш клиент - Фонд «Общественное мнение» - российская некоммерческая организация, занимающаяся проведением социологических исследований. В процессе работы клиент взаимодействует с множеством внешних контрагентов. Внешний документооборот компании организован через СЭД Диадок, которая позволяет компаниям обмениваться счетами-фактурами, актами, накладными и другими важными документами без дублирования их на бумаге.

Но также у клиента имеется внутренний документооборот на базе MS SharePoint. В этой системе клиент ведёт документ внутри компании, организует над ним совместную работу, согласовывает, подписывает. И только когда внутренняя работа закончена, документ может быть передан в Диадок, чтобы его увидели контрагенты.

Раньше такая работа осуществлялась вручную (выгрузка документов из Диадок, загрузка документов обратно после внутренней работы, отслеживание статусов документа). Это отнимало много рабочего времени у сотрудников, которые могли бы заняться чем-то другим.

Поэтому клиент поставил перед нами задачу автоматизировать данный процесс и осуществить интеграцию между Диадок и внутренней системой документооборота.

К слову, у Диадок есть реализованные интеграции с 1C, SAP, Парус, Oracle, Docsvision, MS Dynamics и другими системами внутреннего документооборота, но SharePoint среди них нет.

«Технологика» обладает достаточной экспертизой в технологиях Microsoft и хорошо знакома с платформой SharePoint, поэтому самым логичным решением оказалось связать Microsoft SharePoint с Диадок через api:

• мы реализовали алгоритм, который в автоматическом режиме по заданному расписанию опрашивает Диадок и загружает все обновления оттуда в Microsoft SharePoint;
• как только в Microsoft SharePoint у документа появляется определенный статус, после внутренней совместной работы над документом, он отправляется в Диадок.

Из Диадок во внутреннюю систему документооборота попадают документы не только в удобочитаемом виде (в форматах pdf, xlsx, doc), но и формализованные документы формата xml. Такие документы при загрузке алгоритм конвертирует в pdf.

На портале реализована система разрешений, таким образом все загружаемые документы (не только из Диадок, но и загружаемые вручную) распределяются по департаментам, и доступ к ним получают строго определенные сотрудники.

Описанный функционал запущен и активно используется клиентом, экономя при этом ценное время сотрудников на более важные задачи.