AI-система автоматизации обработки заявок на расчёт для компании в сфере коммерческого остекления

Клиент работает в сфере коммерческого строительства и поставляет решения для внешнего контура зданий. Запросы на расчет стоимости проектов приходят по email, после чего сотрудники вручную переносят данные сразу в несколько систем: создают папки в OneDrive, сохраняют документы, заводят проектные записи в Salesforce и создают задачи в ClickUp.

Такой процесс занимал много времени и сильно зависел от ручной работы. При этом сами письма могли заметно различаться по структуре и полноте данных: часть информации находилась в теле письма, часть — во вложениях. Из-за этого даже типовые входящие заявки требовали внимательной ручной обработки.

На первом этапе проекта мы спроектировали управляемый процесс обработки входящих писем с использованием AI для извлечения данных и обязательной проверкой со стороны сотрудника перед записью информации в рабочие системы. Такой подход позволяет автоматизировать рутинные действия, не жертвуя качеством данных.

Система отслеживает выделенный почтовый ящик и анализирует входящие письма с запросами на расчет. Из текста письма она извлекает основные сведения: название проекта, данные заказчика, город и штат, ориентировочную стоимость и признаки нужного бренда или направления.

После этого система автоматически создает проектную папку в OneDrive по шаблону и сохраняет вложения в нужный раздел. Одновременно она подготавливает черновики записей для Salesforce и ClickUp.

Перед окончательной записью сотрудник проверяет извлеченные данные через простой интерфейс и при необходимости вносит исправления. Только после подтверждения информация отправляется в целевые системы.

Для настройки и связывания процессов использовалась платформа n8n. Архитектура также предусматривает дальнейшее развитие решения: на следующем этапе система будет дополняться обработкой PDF-файлов, спецификаций и проектной документации, чтобы извлекать данные не только из текста письма, но и из вложений. Также будет реализована автоматизация расчётов для отдельных типов проектов.

В результате клиент получает управляемый механизм обработки входящих заявок, который снимает с команды значительную часть рутинных операций. Создание проектных папок, перенос вложений и подготовка данных для Salesforce и ClickUp больше не выполняются полностью вручную.

При этом в процессе сохраняется человеческий контроль, что особенно важно для писем со свободной структурой и неполным набором данных. Уже на этапе MVP это позволяет ускорить первичную обработку входящих запросов и создать основу для следующей стадии автоматизации — с анализом PDF, спецификаций и проектной документации.